Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten, so bestimmt es das Gesetz. Das bedeutet, Verwaltungskosten dürfen nach Angaben des Deutschen Mieterbundes (DMB) nicht über die jährliche Betriebskostenabrechnung auf die Mieter abgewälzt werden. Diese gesetzliche Regelung gilt auch für Vermieter einer Eigentumswohnung. Selbst wenn dem Vermieter mit der Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft Verwaltungskosten in Rechnung gestellt werden, darf er diese Kosten nicht an die Mieter weitergeben. Regelungen im Mietvertrag, die etwas anderes bestimmen, sind unwirksam.

Unwirksam ist nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH VIII ZR 254/17) auch eine Mietvertragsklausel, wonach der Mieter neben der Grundmiete und den Betriebskostenvorauszahlungen noch eine Verwaltungskostenpauschale zahlen muss. Anders nur, wenn aus dem Mietvertrag klar hervorgeht, dass die Verwaltungskostenpauschale ein Teil der Grundmiete ist. Hier hatten Mieter und Vermieter eine Grundmiete (nettokalt) von 1.500 Euro vereinbart. Hinzu kamen Betriebskostenvorauszahlungen von 158 Euro, Heizkostenvorauszahlungen von 124 Euro und eine Verwaltungskostenpauschale von 35 Euro. Der Bundesgerichtshof erklärte, nach dem Gesetz seien mit der vereinbarten Miete grundsätzlich alle Kosten des Vermieters abgegolten. Eine Ausnahme gebe es nur für Betriebs- und Heizkosten, die zusätzlich zur Miete gefordert werden dürften. Verwaltungskosten seien aber keine Betriebskosten. Tatsächlich seien die Verwaltungskosten Bestandteil der Grundmiete. Zwar könne der Vermieter theoretisch angeben, wie er die Grundmiete intern kalkuliert habe, also zum Beispiel mit einer Verwaltungskostenpauschale. Mit der hier vereinbarten Pauschale sei aber offensichtlich nicht eine Offenlegung der internen Mietkalkulation beabsichtigt gewesen. Der Vermieter wollte zusätzlich zur Miete eine Verwaltungskostenpauschale kassieren und das sei unzulässig.